Visma Administration - integrationen

Via integrationen mellan Bygglet och Visma kan du exportera kund- & leverantörsfakturor direkt till bokföringen i Visma. Ni väljer i integrationen inom vilka intervall ni gör hämtningarna. Ni kan också skicka tillbaka betalningsinformation på kundfakturor så att de markeras betalda i Bygglet.

Guidens Innehåll

• Hur installerar jag integrationen till Visma
• Hur hämtar jag kontoplanen/kunder från Visma till Bygglet
• Hur exporterar jag kundfakturor till Visma

  • Hur ser jag att en kundfaktura eller leverantörsfaktura är exporterad

  • Hur vet jag att en faktura är betald i bygglet

  • Skickas Bilagor med via kundfakturan till Visma

• Hur exporterar jag leverantörsfakturor till Visma
• Vanliga felmeddelande vid export

Hur installerar jag integrationen till Visma

Steg 1

För att kunna integrera Visma med andra system så behöver ni Visma Integration. Kontakta Visma så de kan aktivera detta hos er. Observera att detta är en tilläggstjänst hos Visma, för närmre prisuppgift besök www.visma.se

Steg 2

För att kunna hämta informationen från Bygglet så får ni ladda ned vår integration och sedan installera den lokalt eller på Server. Senaste versionen finns att hämta på denna adress: https://vismaintegration2.bygglet.com

Sedan följer ni bara instruktionerna i installationsprogrammet.

Steg 3

Nu har ni förberett allting, meddela då oss detta så vi kan aktivera integrationen på ert konto. Meddela också vilket fakturanummer ni vill börja på samt om ni önskar export av projektnummer. 

Vi Behöver också ställa in era standardkonton för moms om ni använder andra än nedan listade standardkonton Visma sätter som standard.

Moms  2641
Omvänd utgående moms 2617
Omvänd ingående moms 2647

Exportering 

För att hitta integration så går ni in via Kunder och sedan Integrationsknappen.

Där loggar ni sedan in med ert Bygglet inlogg.

Hur hämtar jag kontoplanen/kunder från Visma till Bygglet

På integrations sidan via knappen Arkiv uppe i vänstra hörnet så väljer ni synkronisera kontoplan.
Ni kan också hämta kunder/leverantörer via samma lista om det finns behov. Finns det redan ett register av kunder/leverantör i Bygglet så kan detta skippas.

Hur exporterar jag kundfakturor till Visma

För att hämta kundfakturor se till att "kundfakturor" är valt och önskat intervall är satt och välj att exportera, låt alltid integrationen köra klart innan ni påbörjar en ny hämtning!



Den är klar när "återrapportering till Bygglet klart" visas i Meddelande fältet. Fakturan måste ha status skickad eller makulerad i Bygglet för kunna hämtas av Visma. Makulerade fakturor går över för att ni i Visma ska ha en komplett nummerserie.

Hur ser jag att en kundfaktura eller leverantörsfaktura är exporterad

Via fliken Kundfakturor så har ni en lista på era kundfakturor och en kolumn "Exporterad till Visma" där kommer det visas ett exportdatum om den exporterats.

Hur vet jag att en faktura är betald i bygglet

I integrationen så väljer väljer ni "skicka betalningar" och gör en hämtning för vald period , då kommer
betalning för den perioden återrapporteras till Bygglet. Detta gäller enbart kundfakturor då vi inte har någon status för betalningar på leverantörsfakturor.

Skickas Bilagor med via kundfakturan till Visma

På kundfakturor så följer inte bilagorna med till Visma. Vi råder er därför att skicka fakturan till kund genom Bygglet om bilagor ska skickas med till slutkunden. På leverantörsakturor skickas däremot bilagorna med till Visma genom integrationen. 

Hur exporterar jag leverantörsfakturor till Visma

Vid Leverantörsfaktura är det samma som ovan men "leverantörsfaktura" behöver vara ibockad. Ni kan
bocka i båda för att hämta dem samtidigt.
För att Visma ska kunna hämta levfakturorna så ska statusen på dem vara Bokförd i Bygglet och konton vara ifyllda.

Levfakturor som har status makulerade hämtas inte!

På leverantörsfakturan i Bygglet så finns ett fält för BokföringsID , detta id återsänds av Visma vid exporten. Ni ska alltså inte fylla i detta fällt i förväg då kommer den fakturan inte gå över till Visma.

 

Vanliga felmeddelanden vid export

Kan inte markera arbetskostnader eller ändra typ av rot/rut på en rad vars dokument inte har markering innehåller husarbete.

Visma säger ifrån när rot är valt men ingen typ av rot är ifylld, eller tvärtom typ av rot är satt utan vald arbete.
Där kan ni behöva lägga fakturan till utkast och spara. Sedan gå in på den igen och ta bort typ av rot, det görs genom att klicka på typen och välja den tomma raden ovanför bygg. Alternativt lägga till typ eller Rot om det saknas.

Projekt ej tillåtet att ange på aktuellt konto

Om ni har projektexport till Visma så finns det en inställning på respektive konto i Visma som styr om det valda kontot är tillåtet på projekt

Kolla vilka konton som används på fakturan i fråga och gå in i Visma på Bokföring>kontoplan>gå in på kontot>Projekt här väljer man “Alltid” så att det går att använda projekt med det kontot.

Felaktigt kontrollsiffra.

Detta kommer fram om orgnr eller personnummer på ett kundkort inte är giltigt eller i fel format.
Gå in på den angivna kunden i Bygglet och rätta till orgnr/personnr där och spara. Sedan exportera på nytt.

Kan ej hitta angivet betalningsvillkor

Detta innebär att betalningsvillkoret på fakturan eller kundkortet i Bygglet inte finns som giltigt betalningsvillkor i Visma. Då måste man lägga till det i Visma

Detta göra via Företagsinställningar>Företag>Betalningsvillkor 
Viktigt att “Betkod” står som antal dagar 10 t.ex.

För många decimaler.

I Visma under Arkiv>Företagsinställningar kan ni gå in på Artiklar/ Lager>Enheter.
Där finns det en lista på de enheter en har samt hur många decimaler man kan använda på respektive enhet. Där sätter man 4 på alla enheter så kommer det fungera.

Felaktigt sträng
Detta beror på teckenbegränsning i Visma, ofta på adress. Visma har en begränsning på 35 tecken i det fältet. Om adressen i Bygglet överskrider begränsningen så kommer detta meddelande upp.
Fakturan kommer ändå över men utan adress på kund.