Formulär som administratör 23 Januari 2024 09:15 Uppdaterad När du utfört ett jobb är det dags att kvalitetssäkra ditt arbete. Ofta är egenkontroller eller riskanalyser ett lagkrav, eller en förutsättning för att kunna ta betalt eller ta nästa steg i ett projekt. I andra fall kan det vara värdefullt att säkerställa att dina medarbetare följer en särskild checklista. För alla dessa moment använder du vår funktion Formulär. Vi har även en interaktiv guide i systemet som visar hur du skapar nya mallar. Klicka här för att komma till den. Guidens innehåll: Att skapa en ny mall Allmäna komponenter Signatur Frågekomponenter Inställningar för frågekomponenter Att hantera formulären i projekten som admin Hämta en formulärsmall från mallbanken Skapa ett projektspecifikt formulär Projektspecifika inställningar Välj en ansvarig person att utföra formuläret Markera formuläret som obligatorisk Dölj utförda formulär för personalen Koppla Bilagor och dokument till formuläret Formulärets status Skicka formulär Webinar Att skapa en ny mall Du hittar dina mallar under kugghjulet>Inställningar>Formulär. För att skapa en ny trycker du på knappen Lägg till Formulär. Formulärsmallarna du skapar kan man hämta till projekten så de utförs per projekt. En formulärsmall byggs upp med hjälp av olika typer av komponenter. Välj bland allmänna formulärskomponenter och olika sorters frågekomponenter som du kan skapa skräddarsydda svarsalternativ till. Du bygger formuläret under fliken Komponenter, följande byggstenar finns att tillgå; Allmäna formulärskomponenter Rubrik & Beskrivning Komponent som kan användas för att skapa en rubrik med tillhörande beskrivning antingen för formuläret i sin helhet eller för enskilda komponenter. Sidbrytning Komponent för att lägga in sidbrytning. Används om du vill påbörja en ny sida i dokumentversionen av formuläret. Signatur Komponenten signatur ger möjligheten att signera formulären i appen innan de skickas in. Namnförtydligande, datum och ort krävs för att signaturen ska vara giltig. Efter signering blir formuläret låst för redigering. Formuläret är då endast tillgängligt i läs-läge för alla med behörighet till projektet (om inte inställningen Dölj för personalen = Ja). Du kan välja att göra signaturen obligatorisk genom att aktivera inställningen Obligatoriskt att svara. Detta innebär då att det inte går att skicka in formuläret innan signatur finns. Du kan också anpassa komponent för extern signering i de fall en kund skall kunna signera. Detta gör du genom att aktivera inställningen Extern signering. I detta fall blir fältet namnförtydligande aktivt och du kan själv ange namnförtydligande. Notera!Signaturkomponenten går endast att använda en gång per formulär. Har du redan lagt till denna komponent i formuläret så finns den inte längre att välja i komponentlistan. Är inställningen Tillgänglig för alla markerad är det möjligt för vem som helst att signera (enligt först till kvarn principen), namnförtydligande sätts i detta läge till aktuell person. Vill du ha en specifik ansvarig att utföra och signera formuläret måste inställningen Tillgänglig för alla inaktiveras och en ansvarig anges. Frågekomponenter Med frågekomponenterna skriver du in en ledtext som förklarar vilken fråga/kontrollpunkt som ska besvaras samt skapar skräddarsydda svarsalternativ. Följande frågekomponenter finns att tillgå; Fråga – fritextsvar I fältet Fråga skriver du en ledtext som förklarar vilken fråga/kontrollpunkt som ska besvaras. Komponenten Fritext ger möjlighet att ange svaret i text. Fråga – endast ett möjligt svar I fältet Fråga skriver du en ledtext som förklarar vilken fråga/kontrollpunkt som ska besvaras. Ange de svarsalternativ som ska vara tillgängliga när formuläret besvaras. Denna komponent ger endast möjlighet för den som besvarar formuläret att markera ett av de tillgängliga svarsalternativen. Fråga – möjlighet till flera svar I fältet Fråga skriver du en ledtext som förklarar vilken fråga/kontrollpunkt som ska besvaras. Ange de svarsalternativ som ska vara tillgängliga när formuläret besvaras. Denna komponent ger möjlighet för den som besvarar formuläret att markera flera av de tillgängliga svarsalternativen. Fråga – lista med fritextsvar I fältet Fråga skriver du en ledtext som förklarar vilken fråga/kontrollpunkt som ska besvaras. Ange de svarsalternativ som ska vara tillgängliga när formuläret besvaras. Komponenten ger möjlighet för den som besvarar formuläret att ange ett fritextsvar för varje svarsalternativ. Det är även möjligt att ange en enhet för de olika svarsalternativen. Komponenten lämpar sig bra för att tex. ange mätvärden. Inställningar för frågekomponenter Inställning för att göra en komponent obligatoriskt att besvara Om frågan/kontrollpunkten kräver ett svar kan du aktivera inställningen Obligatorisk att svara. Detta innebär då att det inte går att skicka in formuläret innan ett svar angivits. Inställning för att visa datum då frågan besvarades Aktivera inställningen Visa datum för att se datum då frågan/kontrollpunkten besvarades Välj hur många kolumner svarsalternativen ska presenteras i Via fältet Kolumner är det möjligt att välja hur många kolumner svarsalternativen ska presenteras i. Ta bort eller kopiera en komponent För att ta bort en komponent från formuläret klicka på de tre prickarna uppe till i höger i komponenten och välj Ta bort. Härifrån är det även möjligt att kopiera en komponent via menyvalet Kopiera. Att hantera formulären i projekten som admin Formulärsmallarna kopplas till ett projekt under formulärsfliken på projektkortet. Här är det möjligt att hämta in en mall från mallbanken eller skapa ett helt nytt projektspecifikt formulär. Det är även möjligt att göra projektspecifika anpassningar på ett formulär som du hämtat från mallbanken. I alla formulär finns knappen Fler funktioner. Här finns funktioner för att kopiera formuläret, spara formuläret som mall för användning i andra projekt samt möjlighet att skicka formuläret som bilaga via e-post. Hämta en formulärsmall från mallbanken För att hämta in en mall från mallbanken klicka på knappen Hämta Mall. Nu visas en lista på aktiva formulärsmallar. Markera den eller de mallar du vill använda i projektet. Som standard hämtas en kopia av valt formulär men det är möjligt att justera antalet om så önskas. När formulär och antal är valt klicka på Spara knappen. Markerade mallar hämtas nu in och visas i listan på formulärsfliken. Notera!Det är möjligt att justera formuläret och göra projektspecifika inställningar utan att själva mallen påverkas. Det är även möjligt att ställa in på formulärsmallen under Inställningar att den ska automatgenereras när ett projekt skapas. Skapa ett projektspecifikt formulär Vi knappen Skapa nytt är det möjligt att bygga ett formulär som är specifikt för aktuellt projekt. Se hjälpavsnitt Att skapa en ny mall för information om hur du bygger ditt formulär. Via knappen Fler funktioner och menyvalet Spara som mall är det möjligt att spara formuläret i mallbanken och på så sätt kunna hämta in det på andra projekt. Projektspecifika inställningar Välj en ansvarig person att utföra formuläret Det är möjligt att ange en specifik person som ansvarig för formuläret. Då kommer endast utvald person kunna besvara formuläret i appen. Är detta fält tomt betyder det att alla som har behörighet till projektet kan öppna och besvara formuläret. Du går då in på ett hämtat formulär i projektet och trycker på Redigera, sedan kan du välja en ansvarig ute till höger. Notera!Är inställningen Tillgänglig för alla = Nej och ingen ansvarig angiven så är det här först till kvarn principen som gäller. Förste man som öppnar formuläret blir ansvarig och är då den enda som kan utföra och skicka in formuläret. Markera formuläret som obligatorisk och sätt ett datum då formuläret senast ska vara utfört Har du valt en ansvarig att utföra formuläret och inställningen Obligatorisk är markerad är det möjligt att ange ett datum då formuläret senast måste vara utfört och inskickat. Anger du ett datum i fältet Utfört senast får den anställde en notis i appen där datumet visas. Dölj utförda formulär för personalen Via inställningen Dölj för personalen är det möjligt att välja vilka utförda formulär som visas i appen. Som standard är inställningen Dölj för personalen = Ja vilket innebär att all personal kan ta del av ett utfört formulär. Välj alternativet Nej om du inte vill att utförda formulär ska visas i appen. Koppla Bilagor och dokument till formuläret Under fliken Bilagor & dokument är det möjligt att koppla på dokument som kan fungera som underlag när ett formulär besvaras. Kopplade bilagor och dokument kommer att vara tillgängliga i appen då formuläret besvaras. Formulärets status Formulären i projektet har olika status beroende på om de är hanterade eller ej. Om formuläret är klart och inskickat av personalen så får de statusen "Klar" och ett datum när det skickades in. Annars har de statusen "Pågående". Skicka formulär Du kan enkelt skicka formuläret till vem du vill via mail. Du går då in i formuläret du vill skicka, trycker på "Fler funktioner" och skicka . Sedan kan du skriva en mailadress och skicka formuläret. Webinar Här har vi ett webinar som Magnus hos oss höll i. Här går vi igenom hur man bygger och använder formulären i Bygglet. Webinar: KMA Tips! Om du har begränsat med tid så kan du kolla på webinaret i högre hastighet Kommentarer 0 kommentarer logga in för att lämna en kommentar.