Hur hanterar jag ÄTA?

ÄTA-listan ger dig en överblick

I översikten hittar du ÄTA-listan med grundläggande information om dina ÄT:or. Du kan bland annat bevaka om dina ÄT:or har blivit godkända, vilka ÄT:or som har fakturerats samt vad som finns kvar att fakturera på respektive ÄTA.

Exportera en ÄTA-lista som PDF

Du kan även skapa en PDF av din ÄTA-lista genom att klicka på knappen Skapa ÄTA-lista (PDF).

Lägg till och redigera en ÄTA

För att lägga till en ny ÄTA klickar du på knappen.

För att redigera en ÄTA som redan finns klickar du på ÄTA:n i listan.

Lägg till en ÄTA:
Du skapar en ÄTA på ungefär samma sätt som du skapar en offert. Först fyller du i grunduppgifterna i den övre delen av vyn. Fältet Kund är låst eftersom ÄTA:n alltid är kopplad till ett specifikt projekt där kunden redan är angiven.

Rader – beskriv din ÄTA - Under fliken Rader och kolumnen Beskrivning skriver du vad ÄTA:n avser. Eventuellt fyller du även i kostnaden i kolumnerna till höger. Tips! Du behöver inte ange ett pris på din ÄTA. Om du skickar en ÄTA utan pris registreras och kopplas istället löpande timmar, artiklar och leverantörsfakturor med påslag mot ÄTA:n. Detta blir ditt faktureringsunderlag.
Behörigheter – gör inställningar i appen för tidregistrering mot ÄTA:n - Under fliken Behörigheter ställer du in personalens och underentreprenörernas behörigheter i appen för tidregistrering mot ÄTA:n.
Dölj för personal – här anger du om du vill dölja ÄTA:n för din personal och UE i appen. Om du bockar i alternativet Ja kommer alla administratörer fortfarande att ha tillgång till ÄTA:n i sin helhet.
Tillgängliga timtyper – här anger du om du vill att tid ska rapporteras som fasta timmar, löpande timmar eller både och. Fasta timmar är normalt timmar som görs inom ramen för ÄTA:n. Löpande timmar är timmar som registreras på en ÄTA på löpande räkning, alternativt extra timmar på en fastpris-ÄTA. Se Tidregistrering administratör för mer information om fasta och löpande timmar.
Personal – här väljer du om du vill att bara vissa personer i din personallista ska komma åt ÄTA:n från appen. Klicka på första raden under kolumnen Personal för att välja personer ur personalregistret. Lämna kolumnen tom om du vill att alla i ditt personalregister ska komma åt ÄTA:n från appen.
Underentreprenörer – här väljer du vilka UE du vill ska komma åt ÄTA:n. Klicka på första raden under kolumnen Underentreprenörer för att välja UE från ditt register. Om du låter tabellen vara tom kommer ingen av dina UE att komma åt ÄTA:n från appen. Obs! Jämför med Personal ovan.
Arbetsorder – fyll i vad som ska göras på ÄTA:n. Under Arbetsorder dokumenterar du exempelvis vad som ska utföras på ÄTA:n. Allt du skriver i fältet Beskrivning kommer din personal att se i sin app. Du kan även välja att exportera arbetsordern till PDF. Det gör du genom att klicka på Skapa Arbetsorder (PDF).
Skicka arbetsorder och karta – till rätt person. Om du klickar på Skicka kommer du till en vy där du kan bocka i vilka personer som ska få arbetsordern. Om du klickar på Skicka även i denna vy kommer personerna att få arbetsordern som PDF. Om du vill att arbetsordern ska innehålla en kartbild och gps-koordinater över adressen för ÄTA:n går du till Visa karta och väljer Ja.

Så fyller du i Standardvärden

Uppskattad löpande tid (H) – här anger du hur många timmar du tror att projektet kommer ta. Fältet används främst för projekt på löpande räkning.
Timdebitering – här anger du timdebiteringen för ÄTA:n om den är på löpande räkning. Ddbiteringen gäller även för tillkommande löpande timmar på en fastpris-ÄTA.
Påslag leverantörsfaktura – här kan du ange ett påslag på alla leverantörsfakturor som kopplas till ÄTA:n. Obs! Om du redan har angett ett pris under fliken Rader på din ÄTA kommer systemet aldrig att föreslå ett påslag när du kopplar en leverantörsfaktura leverantörsfaktura till ÄTA:n – även om du har fyllt i ett påslag i detta fält.
Prislista – här anger du om ÄTA:n ska kopplas till en specifik prislista. Se vidare information om prislistor här.
Kostnadsställe – här anger du vilket kostnadsställe projektet ska kopplas till. Obs! Gäller endast om du har koppling till Visma eller Fortnox. Funktionen ser till att alla fakturor som kopplas till projektet hamnar på rätt kostnadsställe i ditt bokföringssystem.

Bilagor & dokument – ladda upp filer som rör ÄTA:n

Under fliken Bilagor & dokument samlar du alla dokument som hör till ÄTA:n. Om din personal laddar upp foton och dokument via appen kommer de att ligga här. Klicka på dokumentet för att öppna det. Är dokumentet en bild kan du rotera den i det nya fönstret.

Ladda upp och spara dokument
För att ladda upp ett dokument på en ÄTA kan du antingen dra och släppa filen i det grå fältet eller klicka på knappen för att välja filer att ladda upp från din dator. Om du vill ladda ner och spara ett dokument lokalt på din dator klickar du på nedåtpilen till höger. Klicka på papperskorgen för att ta bort ett dokument från projektet.

Kan min personal komma åt dokumenten som jag laddar upp på ÄTA:n?
Ja, kontakta vår support så hjälper vi dig.

Förhandsgranska din ÄTA

I den högra delen av vyn kan du alltid se en förhandsgranskning av ÄTA:n. Bläddra mellan sidorna med hjälp av pilarna till vänster. Om du har gjort ändringar i ÄTA:n trycker du på knappen Uppdatera för att se den senaste versionen.

Se all tid som har registrerats mot ÄTA:n
Till höger i ÄTA-vyn hittar du fliken Tidregistrering. Här ser du registreringen som hittills har gjorts mot ÄTA:n.

Redigera registreringar i ÄTA:n
Du kan redigera uppgifter som redan har registrerats genom att klicka på informationen. Gör dina ändringar i redigeringsfönstret och tryck på Spara.

Fler funktioner

Klicka på Fler funktioner (de tre prickarna) till höger för att förhandsgranska PDF, skapa en arbetsdagbok, lägga till en ny registrering av tid eller artiklar, se e-postlogg eller se en lista över leverantörsfakturor.

Förhandsgranska (PDF)
Klicka på Förhandsgranska (PDF) om du vill förhandsgranska din ÄTA i en separat PDF-fil.

Skapa arbetsdagbok – så anpassar du innehållet
Under Skapa arbetsdagbok väljer du vilken information arbetsdagboken ska innehålla.

Sedan projektstart – här väljer du om arbetsdagboken ska innehålla all registrering sedan projektet startade (Ja eller Nej).
Start- och slutdatum – här väljer du vilket tidsintervall som ska komma med i arbetsdagboken. Fältet är endast redigerbart om du väljer alternativet Nej under Sedan projektstart.
Personal – här väljer du om du bara vill visa en specifik persons registrering i arbetsdagboken. Om du vill få med allas registrering lämnar du fältet tomt.
Typ av tid – här väljer du om du vill ha med debiteringstid, fast tid eller både och i arbetsdagboken. Debiteringstid är tid som faktureras kunden och fast tid är tid som ingår i ÄTA:n.
Ta med oattesterade timmar – här väljer du om du vill ha med oattesterade timmar i din arbetsdagbok.

Exportera din arbetsdagbok som PDF-fil
Under Skapa arbetsdagbok (PDF) exporterar du din arbetsdagbok som PDF-fil.

Redigera timmar och artiklar
Under Redigera timmar och artiklar ser du all befintlig registrering på ÄTA:n. Du kan också göra korrigeringar genom att klicka i det fält du vill ändra.

Leverantörsfakturor
Här ser du alla leverantörsfakturor som är kopplade mot ÄTA:n. Du kan också klicka på en leverantörsfaktura i listan för att komma till fakturan.

E-postlogg
Här hittar du en e-postlogg med all mailinformation som rör din ÄTA.

Lås version och skicka

Sådär, nu är du nöjd med offerten och vill skicka den till kund. Men först trycker du på knappen Lås version.

Vyn där du skriver din ÄTA heter Arbetskopia. Den kan likställas med ett skissblock där du kan göra ändringar i din ÄTA. När du trycker på Lås version skapas en ny flik till höger om Arbetskopia. Den låsta versionen är en exakt kopia av arbetskopian – förutom på en punkt: du kan inte göra några ändringar. Namnet på den låsta versionen består av ÄTA:ns nummer samt versionsnumret.

Hur ändrar jag i en låst ÄTA?

Om du vill ändra i den låsta ÄTA:n går du tillbaka till Arbetskopia, gör dina ändringar och låser en gång till. Du får då en ny version med samma ÄTA-nummer men med ett nytt versionsnummer. Du kan låsa en ÄTA hur många gånger du vill.

Skicka din ÄTA till kund

När du är nöjd med din ÄTA kan du klicka på Skicka. Knappen hittar du i den övre delen av den låsta versionen.

När du klickar på Skicka kommer du till en ny vy där du kan skriva ett mail till kunden.

Till – här fyller du i mailadressen till kunden. Bygglet hämtar automatiskt adressen som tillhör kontaktpersonen hos kunden.
Avsändare och Avsändaradress – här står namnet och mailadressen till personen som angivits under Vår referens på ÄTA:n (vanligtvis du själv).
Ämne – här skriver du ämnesraden för mailet.
Meddelande – här skriver du meddelandet till kunden.

Dags att skicka ÄTA:n

När du vill skicka ditt meddelande till kunden trycker du på Skicka längst upp. När du har skickat kommer du tillbaka till din ÄTA-lista. Din nya ÄTA ligger nu längst ner i listan.

Kunden har nu fått ett mail som ser ut som på bilden nedan.

Vad händer när kunden klickar på Gå till ÄTA:n?

När kunden klickar på ”Gå till ÄTA:n genom att klicka här” kommer kunden till en webbsida. På sidan kan kunden se ÄTA:n i sin helhet eller spara ner den genom att klicka på PDF-ikonen ovanför ÄTA:n.

Så gör din kund för att acceptera ÄTA:n

På samma webbsida kan kunden fylla i om man accepterar ÄTA:n samt lämna en kommentar.

När kunden klickar på Skicka ser kunden ett meddelande om att bekräftelsen är skickad.

Vad händer när kunden har accepterat ÄTA:n via länken?

Under Status står nu att ÄTA:n är Accepterad samt datum och namn på personen som har accepterat ÄTA:n. I kolumnen Godkänt Pris syns nu ÄTA:ns pris.

Det är också i under Status som du bevakar att ÄTA:n blir fakturerad.

Sök

Välkommen till Bygglets Supportcenter