Attest av leverantörsfakturor

1. Beställa attestfunktion
2. Skapa attestlistor
3. Lägga fakturor till attest
4. Attest påminnelser
5. Attest via mail
6. Attest via admin

7. Attest i appen

 

1. Beställa attestfunktion

Gå in på kugghjulet-inställningar och där inne klicka på "Uppgradera Bygglet", fyll i företagsinfo och bocka i "Attestflöde för leverantörsfakturor" och skicka in till oss. Ni får återkoppling på angiven mail när det är klart. Det går också att kontakta supporten så aktiverar vi funktionen åt er.

2. Skapa attestlistor.

Detta görs via register-attestlistor. Där inne klickar ni "lägg till attestlista" och ger den ett nummer och namn. Sedan i den tomma rutan där det står personal så klickar ni och får fram en rull-lista där personal kan väljas.

Det går också skriva namnet så kommer det fram direkt. Efter ni valt alla attestanter så sparar ni listan. Om en lista ska inaktiveras så görs det också i denna ruta. 
För att personal ska kunna attestera levfakturor så krävs det att de på sina personalkort har en ifylld epostadress.

För de som använder appen så skickas ett mail per faktura att attestera direkt till deras mail. Admins får ett mail om dagen ifall fakturor finns för dem att attestera. För att detta ska fungera så krävs det att eposten på personalkortet och licensen är den samma.

3. Lägga fakturor till attest.

Inne på levfakturan så finns  fliken "Attest", där inne under namn så kan personalen sökas fram och läggas in i den ordningen attestesteringen ska ske, första person överst. Det går också att hämta personal från attestlistor om de skapats enligt ovan.  När rätt personal har lagts till så ändrar du statusfältet till Under attstering och sparar levfakturan.

Då kommer den ha påbörjat attestrundan. Video på detta nedan.

4. Attestpåminnelser.

Varje dag kl 13:00 görs en kontroll i systemet om det finns leverantörsfakturor med status Under attestering. Är så fallet skickas ett e-postmeddelande till administratören med möjlighet att attestera/neka fakturorna direkt från meddelandet. Notera dock att det inte går att göra några justeringar på fakturan i detta läge. För att göra justeringar behöver man logga in i Bygglet och öppna aktuell faktura.

Personal som attesterar men ej är admin får ej påminnelse, de får ett mail direkt vid attest per faktura som de attester direkt i mailet. Ska den påminnas behöver en admin starta om attesten. 

5. Attest via mail

De som jobbar i appen får idag sin attest via mail per faktura, Mail som inkommer ser ut som nedan där själva attesten är länkad.

Fakturan i sig finns att öppna via en bifogad pdf samt en sammanfattning av tolkade värden. För att attestera så använder de nedan sektion där de säger Ja/Nej med en valfri kommentar.  Denna kommentar visas för admins i Bygglet på levfakturan.

6. Attest via admin

När en admin ska attestera fakturor så kan de antingen gå in via översiktsfliken ifall de har tillgång till den.
och där gå in via meddelandet "leverantörsfakturor att attestera". Eller gå direkt till inköpsfliken och ändra sortering till under attest.


Eller gå direkt till inköpsfliken och ändra sortering till under attest, och välja attestant. 



Väl inne på fakturan ska nu nedan knappar finnas.
Godkänn kommer att antingen lägga fakturan till status godkänd eller skicka fakturan vidare till nästa attestant om det är flera personer i attestrundan.

Neka - Skickar fakturan direkt till "ej godkänd" status, den går alltså inte vidare till nästa attestant.

Hoppa över mig, skickar vidare till nästa attestant. Om ni är enda attestant så fungerar hoppa över mig som att neka och fakturan går till ej godkänd.  

Om ändringar görs på fakturan under attestering såsom att justera belopp, leverantör eller liknande så kommer attestet startas om med första attestant igen så att ändringar kan godkännas. Detta går att stänga av genom att kontakta support så att attest rullar vidare efter justeringar.

7. Attest i appen

När du är inloggad i appen så kan du attestera dina fakturor via telefonen. I menyn finns valet "Mina leverantörsfakturor" om man har tillgång till detta. Där kommer man till en lista över de fakturor som man har att attestera. Inne på fakturan kan man hantera den.

>>